年度末、春は出会いと別れの季節。職場や団体・サークルなどの歓送迎会、壮行会などが多い季節です。年末年始なら忘年会や新年会と兼ねて行うところもありそうですね。
「いいお店知ってる？」「予約しておいて」そんなことから宴会の幹事に抜擢されることもあるでしょう。大人数であれば幹事スタッフチームを作って分担することができますが、昨今、少人数での集まりが主流です。会場選びから当日の進行までひとりで任されることもあります。
幹事はいわば会のエスコート役。たかが飲み会、されど飲み会。うまく進行するかちょっとの違いで参加者の満足感は大きく変わります。特に職場の場合、あなたの評価へと繋がり、人間関係を良好にしてくれる絶好のチャンスとなります。
今回はそんな宴会の幹事のために、少人数でも歓送迎会を成功させるポイント８つをご紹介します。ぜひシュミレーションしてお役立てください。
宴会の目的と幹事の役割
- 歓迎会：新メンバーの紹介と親睦を深める会
- 送別会：お世話になった方への感謝とお別れの会
- 壮行会：転勤や出向、遠征先での活躍を応援し励ます会
まずは宴会の目的です。だれを迎えてだれを送り出すのか、どんな会であれ「主賓の接待」です。主賓が心地よく過ごしていただくようもてなす会だということを心得ておきましょう。
歓迎会なら新人紹介をかねて簡単なクイズをしたり、送別会なら主賓の友人や家族に手紙を書いてもらうといった演出がありますが、幹事はその準備を任されることもあります。もちろん当日の司会や余興は得意な人にお願いしても構いません。幹事はそれらを把握して調整すればいいのです。会の成功は『準備と段取り』で決まる！といっても過言ではありません。
宴会の事前準備
①開催日時を決める
幹事を任されたらまずは先輩や上司にリサーチ。過去の歓迎会や送別会はどうされていたか、日程・場所・予算なども確認しておきましょう。上長と主賓が参加できる候補日から開催日時を決めます。
定期的に集まるグループの会なら、いつも集まる定期の日時に開催すると参加率も高まります。
格式を重んじる場合はハガキや封書で案内状を送る場合もあるので、会の規模や主賓がどんな人かも聞いておきましょう。会に見合ったスケールで概要を押さえておくことは、いい会にするためにとても重要です。余興や演出を取り入れるかどうかも相談しましょう。
参加対象者をリストアップして、およその人数が把握できたら、予算に見合った会場を探します。
②ちょっといい会場選び
雰囲気のいい会場選びはとても重要。会社から近いお店や参加者が行きやすい場所が基本ですが、少人数なら動きやすいのでそれほど気にしなくても良さそうです。いつも同じ店ばかりでマンネリしないように、少し冒険してもいいかもしれません。
センスのいいお店や、普段食べないような洒落たお料理が出るお店なら、少し離れてても高評価を得られます。その場合はアクセスの案内も忘れずに。
お店を決める前にサプライズ対応があるか聞いておきましょう。ドリンクサービスやケーキなどを用意してくれるお店もあります。
それなりの会であればできれば下見をしておきましょう。店員に相談しながら接客の良し悪しもチェックできます。二次会に行けそうなお店も近くにあるか見ておくといいですね。
③ちょっといい料理とドリンク
飲み会のメニューは手っ取り早い「食べ放題・飲み放題」を選びがちですが、最近は量より質を重視して美味しいものを適量いただくという人が増えています。加工品や冷凍食品を温めたような料理ばかりを出すお店は避けたいものです。
食べ物の好き嫌いを考慮して、肉や魚、野菜の創作料理、和洋折衷など色々選べるのが無難です。ソフトドリンクの種類や、お酒の銘柄が揃っているとベター。アレルギー対応や苦手なものをチェンジしてくれるお店を選ぶと安心です。
一人ひとりの満足度が得られるコース料理、あるいはメインの料理だけ注文しておいて他はアラカルトにするという選択肢も意外におすすめです。
④参加対象者への案内状
日時と会場が確定したら、参加対象者全員に会の案内を通知しましょう。必ずメールなど文字にして送ります。案内状の文例は以下の通り。
- 宴会名：新入生歓迎会、○○さん送る会 など
- 日時：○年○月○日（曜日）00:00スタート
- 会場：ビストロ○○○○
- 場所：お店の住所、URL、地図、集合場所など
- 会費：0,000円（集金方法）
- 連絡先：幹事○○（内線00）当日090ｰ000-0000
- 参加･不参加は、○月○日までにご返信ください
- アレルギー食品がある方は事前にご連絡ください
主賓は会費が不要の場合がほとんどですので、別の案内文を作成して送りましょう。
また当日の司会進行や余興、挨拶をお願いする方々にも、個別に依頼を掛けておきます。
⑤ちょっといいプレゼント
小さな会であっても会社や団体主催の歓送迎会では、主賓へ贈り物を用意したほうが良いでしょう。歓迎会には高価でなくても来てくれてうれしい歓迎の気持ちを伝えられるものを。送別会は思い出となる物を贈ると喜ばれます。関係者と相談して宴会当日までに手配しておきましょう。
歓迎会：文房具、名刺入れ、コーヒーや紅茶、クッキー、小振りの花束など
歓迎会で使用する新メンバーの自己紹介の紙、クイズ用紙など
送別会：花束、タンブラーや陶器、本人好みの雑貨やお酒など
従業員や仲間からの寄せ書き、サプライズの手紙など
宴会の当日
⑥幹事の入店時刻
宴会の当日は、幹事は開始時刻より少し早めにお店に入りましょう。
当日に参加人数の変動があればお店に伝え、席数と皿や箸などの数を確認します。主賓や上司が座る席（上座または真ん中）の確認と、店員に声をかけやすい場所を幹事席としてキープします。送別者へ渡す花束やプレゼントは見えにくいところに置き、喫煙所やトイレの場所も確認しておきましょう。
参加者が入店してきたら最初に会費を集めておくと後の会計がラクです。
⑦宴会スケジュール
＜歓送迎会の進行例＞
- 開会の挨拶（司会または幹事）
- 乾杯の音頭（上司や先輩）
- 食事・歓談
- 新メンバーの紹介＜歓迎会＞
- 余興や演出
- 送別者の挨拶＜送別会＞
- 送別者に花束など
- 閉会の挨拶（会で一番の上役に）
- 一本締めまたは一丁締め
＜開会から退店までの流れ＞
開始時刻になったら司会進行を司会者にお願いして、いよいよ会がスタート。幹事は場を盛り上げるために特別なことをする必要はありません。タイムキーパーとなって裏方に徹しましょう。歓談中は主賓にお酌をしたり、グラスが空いた人に声を掛けるなどの気遣いで大丈夫です。
ラストオーダーの時を見計らって、終了時間の15分前くらいに全員分のお茶を出してもらうよう店員に伝えましょう。支払いも早めに済ませておくと退店時に慌てなくてすみます。
最後の挨拶の時などに、突然「幹事から何かひと言どうぞ」と無茶ぶりされる場合もありますので、念のためひと言（参加者への感謝と労いの言葉）を考えておきましょう。
一本締めの後は、集合写真や二次会の案内をして退店を促します。会場に忘れ物がないかチェック、トイレに入っている人がいないか確認して、幹事は最後にお店を出るようにしましょう。
最後に皆さんを笑顔で見送ることができれば、会は大成功です。
宴会後の翌日
⑧フォローアップ
デキる幹事が必ずやる最後の仕事、それは『日を改めて感謝の気持ちを伝える』ことです。宴会が終わった翌日または早めに、主賓はじめ参加者や関係者へ感謝とお礼をメールなどで伝えます。もし会計報告や忘れ物があれば早めに連絡しましょう。終わり良ければ全て良しです。
幹事の仕事は事前の準備と段取り、そして少しの気配りです。きっと参加者から「楽しかった」「いいお店だった」「幹事ありがとう！」という声が聞けると思います。みんなから頼られる存在になれるよう、がんばってくださいね。
くつろぎ空間と四季彩々の美食をいただく個室パーティー
レストランルアンでは、歓迎会や送別会、会食、特別な日にぴったりな個室プランをご用意しております。ゆったりとした雰囲気で落ち着ける大小の会場と、旬の食材をふんだんに使ったお料理をご用意して皆さまをお迎えいたします。乾杯酒、お祝いアイテム、サプライズもお任せくださいませ。幹事さまのご要望をぜひご相談ください。
【京都 河原町】LE UN（ルアン）鮒鶴京都鴨川リゾート
創業明治3年、京都の鴨川畔に佇む元老舗料亭旅館「鮒鶴京都鴨川リゾート」。国指定登録有形文化財の五層楼閣純和風建築とモダンなインテリア、鴨川と東山の眺望が織り成す特別な空間です。京都の食材を取り入れたフレンチレストランでは、宴会やパーティー、婚礼のほか、夏は京都の風物詩「川床」を愉しむことができます。
乾杯酒付き「個室プラン」の詳細はこちらから。
※鮒鶴京都鴨川リゾートは2024年3月16日(土)にリニュアルオープンいたしました。
所在地：京都府京都市下京区木屋町通松原上ル美濃屋町180
公式サイト：https://www.funatsuru.com/restaurant/
【京都 東山】LE UN（ルアン）アカガネリゾート京都東山1925
京都の重要伝統建造物群保存地区にある「アカガネリゾート京都東山1925」は、大正14年に建造された銅老舗企業のオーナーの元邸宅とあって、洗練された内外装に銅が贅沢にあしらわれています。婚礼会場、ダイニング、シェフズカウンターと、日本茶カフェ「Salon De Kanbayashi」も併設。目的に合わせたパーティーをお手伝いいたします。
所在地：京都府京都市東山区下河原通高台寺塔之前上ル金園町400ｰ1
公式サイト：https://www.arkh.jp/restaurant/
【兵庫 須磨】LE UN（ルアン）神戸迎賓館
大正8年に建てられた貿易商の邸宅だった神戸須磨にある「神戸迎賓館」は、兵庫県指定重要有形文化財にして神戸の西洋建築を代表する建物です。1万平米の広大な敷地には日本庭園があり、婚礼、パーティー、レストラン、展示会など数々の賓客をもてなしてきました。大正ロマンあふれる館内でごゆっくりとお過ごしください。
所在地：兵庫県神戸市須磨区離宮西町2-4-1
公式サイト：https://www.vizcaya.jp/restaurant/
【千葉 佐原】佐原商家町ホテル NIPPONIA
「佐原商家町ホテル NIPPONIA」のホテルダイニングは、本館KAGURA棟と別館GEIGHO棟にあります。ご宴会におすすめするのは、小野川沿い忠敬橋の袂にあるGEIGHO棟。安政2年（1855年）に建てられた中村屋商店の看板が残る有形文化財で、その趣のある2階フロアを最大40名様まで貸切ることができます。障子で間仕切り半個室での利用も可能。重要伝統的建造物群保存地区の観光名所で町散策できるのも魅力です。
所在地 千葉県香取市佐原イ1708-2 KAGURA棟（本館）
千葉県香取市佐原イ1720 GEISHO棟（別館）
公式サイト https://www.nipponia-sawara.jp/
【全国】会場・宴会やパーティーに関するお問合せ
上記ほか全国にあるVMGレストラン・ルアンの会場でも、貸切や個室のご案内が可能です。お気軽にご相談くださいませ。
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